La Oficina de Secretaría Municipal sirve de apoyo en todo lo relacionado a la fase administrativa básica de la Rama Ejecutiva del Gobierno Municipal.

Entre las funciones y deberes, la Oficina de Secretaría Municipal, a través de  su directora, está repasar las leyes y reglamentos que le sean aplicables a su función. La Secretaria(o) Municipal, igualmente es la Secretaria(o) de la Junta de Subastas, lo que conlleva tener conocimiento de las funciones y deberes con respecto a la Junta de Subastas.

  • La Secretaria Municipal firma certificaciones, cartas y otros documentos que le son delegados por escrito por el Alcalde.

  • Con respecto al personal a su cargo, debe orientarlo sobre las normas y procedimientos a seguir en el desempeño de las funciones.

  • Representa al Alcalde en ciertas actividades oficiales según delegadas.

  • Vela por el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias.

  • Es custodio del Sello Oficial del Municipio.

  • Colabora con los auditores.

  • Somete a las agencias correspondientes copias certificadas de los documentos solicitados por estas.

  • Debe exigir el recibo de pago expedido por el recaudador municipal.

  • Lleva registro de los contratos y remite a la Oficina del Contralor de Puerto Rico copia fiel y exacta de los mismos, las escrituras y documentos relacionados.​

 

Preparar y firma:

  • Requisiciones

  • Órdenes de anuncios (avisos públicos)

  • Convocatorias

  • Juramentos de nuevos nombramientos

  • Ejerce evaluación del personal a su cargo

  • Redacta las Proclamas y da lectura a las mismas

  • Registra y procesa las Órdenes Ejecutivas del Alcalde

  • Se tramita los documentos para la venta de los solares cedidos en usufructo y custodia los documentos del proceso.

 

Con respecto a la Junta de Subastas, tiene como función:

 

  • Convocar la Junta de Subastas

  • Como Secretaria(o) de la Junta participa con voz y voto en las disposiciones.

  • Prepara los edictos, anuncios de subastas, convocatorias y otros.

  • Solicita toda la documentación relacionada a las Subastas.

  • Prepara las especificaciones y condiciones de las subastas.

  • Prepara las actas y mantiene registro de éstas.

  • Al Director de Finanzas, le mantiene en conocimiento de todos los acuerdos tomados por la Junta, así como de cualquier otro documento necesario. Esto se hace a través de invitación ante la Junta.

  • Prepara y tramita todos los documentos, carta, y certificaciones a los licitadores participantes de los proceso de Subastas. 

  • Prepara las minutas y agendas en las que hará contar las propuestas, y/o adjudicaciones incluyendo cualquier otro pormenor.

  • Conservará y custodiará los Libros de Actas.

  • Notifica por escrito y por correo certificado y con acuse de recibo las adjudicaciones.

  • Redacta y otorga los contratos de Subastas.

  • Mediante Proyecto Administrativo solicita a la Legislatura Municipal adquirir los bienes y servicios en mercado abierto de todos los artículos no adjudicados.

 

La Oficina de Correo Interno (OCI) está bajo el control y supervisión de la Secretaria(o) Municipal, lo que conlleva formalizar:

 

  • La supervisión de los empleados.

  • La petición del presupuesto para dicha Oficina y la administración de los fondos asignados para su funcionamiento.

  • La realización de las requisiciones de compra y firma de las Órdenes.

  • Formalizar el contrato de arrendamiento de los equipos y de mantenimiento.

  • Velar porque se cumpla con el Reglamento que la rige.

  • Presentar a la Oficina de Finanzas el cuadre de los costos incurridos en sellos de diversas dependencias para que se ejecute la trasferencia de los fondos.

  • Supervisión de los empleados.

 

El Archivo Municipal está bajo la supervisión de la Secretaría Municipal. Aquí se ejerce la función de custodiar los expedientes que han sido trasladados como documentos inactivos.

 

  • Se organizan por oficinas. 

  • Se mantienen en su respectivo orden y se despachan a requerimiento del director perteneciente.

  • Se procesa la disposición de los mismos a través de un formato específico de la Oficina de Administración de Documentos Públicos, Adscrita al Instituto de Cultura Puertorriqueño.

  • Se coordina con la Dependencia de Obras Públicas el traslado al vertedero correspondiente para decomisar y se levanta un acta, de la cual se envía copia a la Administración de Documentos Públicos y se conserva en Secretaría Municipal la original. 

Contacto:

(787)761-0172 Ext. 2093

secretariamunicipal@trujilloalto.gov.pr

Directora:

Migdalia Torres

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